In de vorige delen van dit artikel zijn de doelstellingen van een audit (deel 1) en het scoremodel (deel 2) behandeld. Het thema van dit laatste deel heeft betrekking op de toetsvragen: hoe bepaal je de juiste toetsvragen voor een audit?

Open of gesloten vragen?

Allereerst is het van belang het doel van de audit helder te krijgen. Als een audit wordt gebruikt om inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de oorzaken waarom fouten in een proces worden gemaakt, is het meestal handiger om open toetsvragen te formuleren. Om zo veel mogelijk informatie te verzamelen over de aard van de geconstateerde fouten. Als het de bedoeling is om vast te stellen of de uitkomst van een proces “simpelweg” goed of fout is, volstaat het vaak om gesloten vragen te gebruiken.

Hierbij moet wel rekening gehouden worden met het kwantificeringsvraagstuk. In het algemeen lenen gesloten vragen zich beter voor het kwantificeren van de bevindingen dan open vragen. Bij open vragen is het essentieel om de scores goed toe te lichten zodat de bevindingen achteraf gerangschikt kunnen worden naar de aard van de bevindingen en op basis daarvan gekwantificeerd kunnen worden.

Op welk abstractieniveau moeten de vragen geformuleerd worden?

Een tip bij het bepalen van het abstractieniveau van de toetsvragen is om rekening te houden met het kennis- en ervaringsniveau van degene die de toetsvragen gaat gebruiken bij de audit. Een ervaren auditor heeft vaak al voldoende aan de hoofdvraag omdat deze zelf kan invullen wat met die vraag wordt beoogd. Zeker als er goede aantekeningen worden bijgehouden als toelichting op de scores, kan de behoefte aan een gedetailleerde set van deelvragen beperkt zijn. Voor een minder ervaren auditor is het uitdiepen van de hoofdvraag in deelvragen vaak wel handiger. De auditor wordt door middel van meerdere deelvragen als het ware meegenomen in de onderbouwing van de score bij de hoofdvraag.

Daarbij moet overigens ook hier niet vergeten worden hoe de bevindingen uiteindelijk worden gekwantificeerd: tellen bijvoorbeeld alle deelvragen even zwaar mee of zijn er bepaalde deelvragen die van essentieel belang zijn waarbij een foutscore bij die ene deelvraag per definitie leidt tot een foutscore in de conclusie? De ervaring is dat achteraf aanvullen van ontbrekende toelichtingen, het opnieuw rangschikken van de scores en andere herstelwerkzaamheden veel extra inspanningen vergen. Bovendien kan dit lastig te volgen zijn voor een derde, zoals bij een review door de externe accountant. Om dit voorkomen is het uiteraard verstandiger om dit vooraf goed in te richten. 

Hoe vindt de uitwerking in deelvragen plaats?

Bij de uitwerking in deelvragen is het handig om van te voren te bepalen welke deelaspecten van een aandachtspunt relevant zijn. Een voorbeeld is de controledoelstelling juistheid. Dat is een zodanig veelomvattend begrip dat het al gauw loont om dit aspect te verdelen in deelaspecten. Deelaspecten van de juistheid van bijvoorbeeld personeelskosten kunnen zijn: de juiste inschaling, de rekenkundige juistheid van de berekening van het salaris (netto bruto berekening), de correcte werktijdfactor, de juiste onkostenvergoedingen etc.   

Een ander aandachtspunt dat relevant kan zijn, is als de vragenlijst gebruikt wordt voor verschillende doelstellingen. Stel dat één vragenlijst gebruikt wordt om bijvoorbeeld de rechtmatigheid van de personeelskosten te toetsen als om te beoordelen of de interne procedure wordt nageleefd (die niet per definitie van invloed is op de rechtmatigheid), dan is het aan te bevelen om de vragen onder te verdelen in rechtmatigheidsvragen en overige vragen (bijvoorbeeld interne kwaliteitseisen).

Tot slot

We hopen met deze serie artikelen meer inzicht te hebben gegeven in de inrichting van het auditproces. Zoals de relevantie van het bepalen van het doel en de controledoelstellingen voor de audit. Het belang van een scoremodel, hoe een scoremodel werkt en welke valkuilen daarbij in de praktijk voorkomen. En tenslotte een aantal tips voor het uitwerken van de toetsvragen. Zeker voor beginnende of niet-auditors is auditing een “technisch” onderwerp met veel vakjargon en theorie.

EFK heeft een audittool ontwikkeld voor intern gebruik waarin deze aspecten worden behandeld. De nieuwe versie wordt volgend jaar opgeleverd. Heeft u belangstelling voor de interne presentatie die wij gebruiken voor opleidingsdoeleinden? In dat geval kunt u een berichtje sturen naar info@efk.nl en zodra de presentatie gereed is (naar verwachting begin volgend jaar), ontvangt u een exemplaar.   

 

Klik hier voor deel 1

Klik hier voor deel 2