Op 21 september jl. werd inmiddels al weer de vierde bijeenkomst internal auditors gemeenten georganiseerd. Deze bijeenkomsten worden per keer roulerend door de deelnemers georganiseerd en voorgezeten. Deze keer was het de beurt aan de gemeenten Alkmaar en Leiden om het programma in te elkaar zetten. De Nederlandse Beroepsorganisatie Accountants (NBA) stelde haar vergaderfaciliteit ter beschikking.

Met onderwerpen als “de internal audit functie: waarheen en waarvoor?”, “cultuurobservaties en soft controls: wat kan en moet je ermee als internal auditor” en uiteraard “de gezamenlijke terugblik op de audit 2015 van het sociaal domein en vooruitblik naar wat we bij de audit 2016 kunnen verwachten” was het programma goed gevuld.

De bijeenkomst die op 21 september jl. was gehouden, werd druk bezocht met ruim 50 deelnemers. Dat geeft aan dat voorzien wordt in een behoefte en dat het onderwerp leeft. Steeds meer gemeenten, niet alleen de grote gemeenten, hebben een interne controlefunctie die bij een aantal gemeenten zich aan het ontwikkelen is van een verlengstuk van de externe accountant naar een volwaardig onderdeel van het systeem van interne beheersing van de gemeente. Er wordt dan ook steeds meer gevraagd van de interne controle- of internal auditfunctie. Bijeenkomsten zoals deze zijn dan ook een goede gelegenheid om contacten op te doen (of weer aan te halen) met collega’s van andere gemeenten die in hetzelfde vakgebied actief zijn. En om met elkaar van gedachten te wisselen over actuele onderwerpen die bij alle gemeenten spelen.

Tijdens de bijeenkomst is onder andere ingegaan op de ervaringen met de interne en externe controle van het Sociaal Domein in het eerste verantwoordingsjaar van de decentralisatie. De gemeente Alkmaar heeft toegelicht welke aanpak zij heeft gehanteerd en welke aanvullende werkzaamheden zijn verricht om alsnog voldoende zekerheid te krijgen over de zorguitgaven. Dat was geen gemakkelijk opgave maar heeft uiteindelijk geleid tot een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening.

Een opvallende constatering uit de zaal was dat er grote (groter dan verwacht) verschillen waren in hoe de externe accountants er mee zijn omgegaan. Met name in het geval er gebruik werd gemaakt van de methode van de finale afrekening: de vraag of ook dan expliciet moet worden vastgesteld dat de prestatie is geleverd, werd niet uniform beantwoord. Het gevolg is dat gemeenten in een redelijk vergelijkbare situatie met soortgelijke controlebevindingen, niet allemaal dezelfde controleverklaring (goedkeurend, oordeelonthouding, beperking of afkeuring) hebben gekregen…

Een ander onderwerp uit de bijeenkomst betrof het gebruik van zogenaamde soft controls bij de (interne en/of externe) controle. Hoewel in het algemeen men het nuttig vindt om ook soft controls te betrekken bij de controle en deze soms zelfs als een essentieel onderdeel daarvan ziet, is er in de praktijk terughoudendheid bij de accountant. Omdat soft controls per definitie minder goed meetbaar zijn, wordt al gauw de toevlucht genomen tot de hard controls en hard meetbare gegevens. Een gemiste kans…

Verschillen in werkwijzen van externe accountants bleek ook uit de presentatie van een afstudeeropdracht over o.a. het gebruik maken van de werkzaamheden van internal auditors door de externe accountant. De geïnterviewde accountantskantoren hebben bijvoorbeeld verschillende criteria voor het beoordelen van de kwaliteit van de internal auditors. Dat beeld kwam overeen met de ervaringen uit de zaal. Er werd gediscussieerd of meer regelgeving, zoals her en der werd geopperd, wel de oplossing zou zijn en of de regelgeving niet minder ruimte zou moeten geven aan de accountant om een eigen interpretatie daaraan te geven.

Ook werden meningen uit de zaal opgehaald hoe deze groep internal auditors zich richting de nabije toekomst wil ontwikkelen: samen kennis, informatie en best practices uitwisselen is een must, maar als groep kunnen de internal auditors ook een relevante bijdrage leveren aan actuele discussies en vraagstukken die nu worden besproken in gremia waarbij de internal auditor nog niet is vertegenwoordigd.

De bijeenkomst werd deze keer afgesloten op een andere wijze dan gebruikelijk was: meer dan 20 internal auditors legden samen onder leiding van LIO-bestuurslid (tevens gemeenteaccountant) Martine Koedijk de accountantseed af. De LIO is de NBA Ledengroep Interne en Overheidsaccountants.

Gezien de reacties blijken er meer dan genoeg onderwerpen en belangstelling te zijn voor een volgende bijeenkomst. Die zal worden verzorgd door gemeente Haarlem en gemeente Leeuwarden.