De procedure rondom de verlofregistratie is er niet een die veel aandacht krijgt van het management, de (verbijzonderde) interne controle afdeling en/of de externe accountant. Hoewel de systemen op zich in staat zijn om inzicht te geven in zaken als openstaande verlofuren wordt hier niet veel mee gedaan. Daarnaast is het niet (meer) toegestaan om niet opgenomen vakantiedagen/ overwerk uren als verplichting op te nemen op de balans waardoor de geldelijke waarde niet direct inzichtelijk is. Met de invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB) in 2017, is ook niet langer meer sprake van het reserveren van vakantiegeld ultimo van het jaar.

En die geringe aandacht is jammer want enerzijds wil je in control zijn met betrekking tot het rechtmatig en volledig opnemen van verlof door medewerkers en anderzijds is uit oogpunt van bedrijfsvoering en goed budgetbeheer belangrijk om inzicht te hebben in het openstaand verlofsaldo van je medewerker. 

Door de hoge werkdruk bij gemeentelijke organisaties en door de COVID-19 pandemie is het aantal openstaande verlofdagen dramatisch toegenomen. Medewerkers zullen deze uren veelal (later) in vrije tijd willen opnemen of bij uitdiensttreding uit laten betalen. Inzicht hierin en afspraken maken c.q. maatregelen nemen, zorgen ervoor dat men niet voor verrassingen komt te staan. Met de zomerperiode voor de boeg is nu het moment om in actie te komen tegen stuwmeren aan vakantiedagen.

Let op! Wettelijke regels rondom verlofdagen

  • Werknemers hebben minimaal recht op de wettelijke vakantiedagen (viermaal de overeengekomen arbeidsomvang per week). Alle vakantiedagen die het aantal wettelijke vakantiedagen overschrijden zijn gelabeld als bovenwettelijk.
  • Bij opname verlof worden eerst de vakantiedagen opgenomen die als eerste zijn opgebouwd. De wettelijke vakantiedagen worden opgenomen voordat de bovenwettelijke vakantiedagen. Niet opgenomen vakantiedagen komen voor verval of verjaring in aanmerking.
  • De wettelijke vakantiedagen vervallen na zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven én wanneer de werknemer redelijkerwijs in staat is geweest om vakantie op te nemen. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen (en voor de dagen die de werknemer niet in redelijkheid heeft kunnen opnemen) geldt dat deze pas na een termijn van vijf jaar verjaren. Deze termijn begin wederom te lopen na afloop van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.
  • Een werkgever heeft een actieve informatieplicht naar zijn werknemers toe. Kortom: werkgevers dienen werknemers hierop te wijzen voordat vakantiedagen daadwerkelijk in mindering gebracht kunnen worden op het verlofsaldo. Gezien de jaarlijkse verval- en verjaringstermijnen is het van belang om werknemers hier ten minste één keer per jaar op te wijzen.

Tips

  • Maak inzichtelijk welke vakantiedagen het eerst moeten worden opgenomen.
  • Maak duidelijk wat de wettelijke en bovenwettelijke zijn, zodat duidelijk is wanneer vakantiedagen (kunnen) vervallen of verjaren.
  • Informeer werknemers ten minste één keer per jaar schriftelijk op het openstaande saldo en de gevolgen van het niet-opnemen van vakantiedagen.